Klartext in Behörden – Wie verständliche Sprache Zeit und Geld spart

Wie viel Zeit verliert Deine Behörde durch unverständliche Dokumente? Klartext ist keine Frage des Stils, sondern eine Investition in Effizienz. Vereinfachte Antworten auf B1/B2-Niveau reduzieren Rückfragen und beschleunigen Prozesse. Das ist besonders relevant in Zeiten, wo Verwaltungen unter hohem Anfragedruck stehen und jede eingesparte Minute zählt.

Warum komplexe Behördentexte teuer sind

Die Rechnung ist einfach: Jede Rückfrage kostet doppelt – den Bürger und die Verwaltung. Studien zeigen, dass 61% der Bevölkerung häufig oder ab und zu Verstehensprobleme mit Behördentexten haben – und zwar unabhängig von ihrer Schulbildung. Wenn Bürger Antworten nicht verstehen, entstehen neue Anfragen, Prozesse verzögern sich, und der Arbeitsaufwand steigt.

Seit 2016 verpflichtet das Behindertengleichstellungsgesetz Behörden, Informationen in Leichter Sprache bereitzustellen. Dies ist nicht nur eine Frage der Inklusion – es geht um echte Wirtschaftlichkeit. Digitale Zusammenarbeit und optimierte Kommunikation können Ressourcen einsparen und Verwaltungsprozesse beschleunigen. Doch während technische Lösungen oft im Fokus stehen, bleibt das größte Potenzial ungenutzt: die Vereinfachung von Standard-Antworten.

Der Seminar-Moment: Vom Behördendeutsch zum Klartext

In Workshops mit Verwaltungsmitarbeitern zeigt sich schnell, wie effektiv die Vereinfachung von Texten sein kann. Der Ansatz ist pragmatisch und sofort umsetzbar:

Wie macht man Standard-Antworten verständlicher?

Ausgangspunkt ist ein typisches Behördenschreiben oder eine Standard-Antwort.
Vereinfachung durch:

• Kürzere Sätze (maximal 15 Wörter pro Satz)
• Aktive statt passive Formulierungen
• Erklärung von Fachbegriffen
• Klare Handlungsanweisungen für den Bürger

Retest mit Textanalyse:

• Satzlänge prüfen
• Verständlichkeits-Score ermitteln
• Fachbegriffe und Schachtelungen identifizieren

Dieser praktische Ansatz erzeugt sofortige Aha-Momente bei den Teilnehmern. Plötzlich wird sichtbar, wie viele Stolperstellen und Verständnisbarrieren im ursprünglichen Text verborgen waren.

Konkrete Beispiele zeigen den Unterschied

Die vereinfachte Version spart nicht nur Platz, sondern macht auch unmissverständlich klar, was der Bürger tun muss.

Warum Klartext die Effizienz steigert

Die Effekte verständlicher Kommunikation in Behörden sind vielfältig:

• Weniger Rückfragen: Leser erfassen Informationen beim ersten Mal.
• Schnellere Prozesse: Bürger liefern die richtigen Unterlagen früher.
• Geringere Belastung: Weniger Erklärungsbedarf entlastet das Personal.
• Höhere Bürgerzufriedenheit: Verwaltung wird als bürgerfreundlicher erlebt.

Die Umstellung auf bargeldlose Zahlungssysteme in Behörden ist ein anschauliches Beispiel für die Verbindung von Effizienz und Klarheit: Durch den Wegfall von Bargeldtransporten werden jährlich über 20.000 Euro eingespart. Ähnliche Einsparungen lassen sich durch verständliche Kommunikation erzielen – weniger Zeit für Rückfragen bedeutet mehr Zeit für andere Aufgaben.

So setzt Du Klartext in Deiner Behörde um

Die Integration von verständlicher Sprache in die Verwaltungspraxis funktioniert am besten mit diesen Schritten:

1. Sammle echte Standard-Antworten, die häufig verwendet werden.
2. Wähle 2-3 Texte für einen ersten Optimierungsdurchgang.
3. Vereinfache die Texte nach den obigen Kriterien.
4. Teste die neuen Versionen mit einer Textanalyse auf Verständlichkeit.
5. Führe die neuen Standards ein und beobachte die Wirkung.

Was brauchen Mitarbeiter für verständliche Texte?

Neben grundlegenden Schreibfähigkeiten sind konkrete Hilfsmittel nützlich:

• Textanalyseprogramme, die Verständlichkeit messen
• Checklisten für verständliche Texte
• Beispielsammlung gelungener Formulierungen
• Wörterbuch für Alternativen zu Behördenbegriffen

Seminare und Workshops als Startpunkt

Für Trainer und Coaches, die Verwaltungspersonal schulen, bieten Übungen zur Textvereinfachung einen idealen Einstieg. Sie können:

• Die praktische Übung in Workshops einbauen
• Den direkten Nutzen durch Vorher-Nachher-Vergleiche zeigen
• Den Zusammenhang zwischen klarer Sprache und Ressourceneinsparung verdeutlichen

Wichtig ist dabei: Es geht nicht um abstrakte Theorien zur leichten Sprache, sondern um die praktische Frage, wie Sprache Verwaltungsprozesse entlasten und fairer machen kann.

Digitale Lösungen unterstützen die Textvereinfachung

Die Umstellung auf verständlichere Kommunikation kann durch digitale Kollaborationstools unterstützt werden. Online-Whiteboards, Cloud-Plattformen und digitale Projektmanagementsysteme beschleunigen Verwaltungsprozesse und vermeiden Medienbrüche. Diese Tools lassen sich ideal mit der Überarbeitung von Standard-Antworten verbinden.

Virtuelle Meetings sparen Zeit und Ressourcen – ähnlich wie klarere Texte. Beide Ansätze folgen demselben Prinzip: Vereinfachung führt zu Effizienzgewinnen.

Klartext ist mehr als nur nett

Klartext in Behörden ist kein Luxus, sondern eine wirtschaftliche Notwendigkeit. Weniger Rückfragen bedeuten schnellere Bearbeitungszeiten, geringere Kosten und zufriedenere Bürger.

Teste diesen Ansatz in Deinem nächsten Workshop oder Seminar. Die Teilnehmer werden überrascht sein, wie schnell sich Verbesserungen zeigen – und wie unmittelbar sich die Effizienzgewinne bemerkbar machen.

Die Frage ist nicht, ob Du Dir Klartext leisten kannst, sondern ob Du es Dir leisten kannst, darauf zu verzichten. Wenn Du in Seminaren ein hilfreiches Werkzeug einsetzen möchtest, um Klartext zu vermitteln, informiere Dich zu unserer Coaching-Lizenz.