Termin nicht wahrnehmen können: Welche Formulierung wirkt am besten?

Bei Terminabsagen zählt vor allem, was du sagst und wie du es sagst. Eine gute Absage enthält:

• Einen klaren Grund
• Einen Alternativvorschlag
• Eine Teillösung, wenn möglich
• Klare Zuständigkeiten für die nächsten Schritte

Solche Absagen solltest Du vermeiden

❌ „Leider kann ich den Termin nicht wahrnehmen.“ → Fehlt: Grund, Alternativvorschlag, Lösung.

❌ „Ich muss den Termin am Mittwoch leider absagen.“ → Fehlt: Grund, Alternative, nächste Schritte.

❌ „Es ist mir nicht möglich, zu unserem Gespräch zu erscheinen.“ → Fehlt: Grund, Alternative, zu kompliziert formuliert.

❌ „Aufgrund anderweitiger Verpflichtungen kann ich nicht teilnehmen.“ → Zu vage, klingt nach falschen Prioritäten.

❌ „Bitte verschieben Sie unseren Termin auf einen späteren Zeitpunkt.“ → Fehlt: Grund, konkrete Vorschläge, eigene Initiative.

Fünf bessere Alternativen – nach ✨1-Klick-Optimierung mit WORTLIGA:

✅ „Wegen einer Vorstandssitzung muss ich unseren Termin am Dienstag verschieben. Geht es Donnerstag, 14 Uhr oder Freitag, 10 Uhr? Die Präsentation schicke ich Ihnen vorab.“

→ Klar, mit zwei Alternativen und Vorab-Lieferung.

✅ „Ein Kundennotfall erfordert morgen meine Anwesenheit. Frau Weber könnte mich vertreten oder wir verschieben auf nächste Woche. Was passt Ihnen besser?“

→ Gibt zwei Lösungen zur Auswahl.

✅ „Leider muss ich unseren Termin aufgrund einer Flugverspätung absagen – ich schaffe es zeitlich nicht. Könnten wir stattdessen morgen früh um 8:30 Uhr einen 30-minütigen Videocall einplanen? So bleiben wir im Zeitplan für die Projektabgabe.“

→ Ehrliche Erklärung mit Alternativlösung, die den gemeinsamen Zeitplan berücksichtigt.

✅ „Mein Flug hat Verspätung, ich schaffe unseren Termin nicht. Können wir morgen um 8:30 Uhr einen Videocall machen, um im Plan zu bleiben?“

→ Nennt den Grund und bietet zeitnahe Alternative.

✅ „Ich muss heute nach Hamburg zu einem Kunden und kann nicht zum Termin kommen. Die Unterlagen sind im Anhang. Für Fragen bin ich heute 18-19 Uhr am Telefon. Nächste Woche bin ich wieder voll verfügbar.“

→ Liefert Teil der Arbeit und klärt Erreichbarkeit.

Mehr Alternativen erhältst du kostenlos mit dem KI-Umschreiber von WORTLIGA.

Wann du absagen solltest

Wann du absagen solltest

Das Timing deiner Absage ist entscheidend:

• Am besten: Sofort absagen, sobald du weißt, dass es nicht klappt
• Minimum: Bei Geschäftsterminen mindestens 24 Stunden vorher
• Bei Notfällen: Telefonieren UND mailen
• Nach verpasstem Termin: Sofort melden mit konkreter Lösung

Je früher du absagst, desto besser. Eine Absage zwei Tage vorher mit mittelmäßigem Grund kommt besser an als eine Absage am selben Tag mit sehr gutem Grund.

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