Einfache Sprache in der Verwaltung: Spezialisierte KI spart Millionen

Schlechte Kommunikation mit und zwischen Mitarbeitern kostet Großunternehmen jährlich durchschnittlich 62,4 Millionen Dollar^.1 Behörden leiden unter demselben Problem. Können sich Kommunen komplexe Kommunikation und unverständliche Formulare noch leisten? Die DIN ISO 24495-1 spart Kommunen Millionen – Behörden lassen ihre Chancen aber ungenutzt. Spezialisierte KI bietet die Chance, effizient gegenzusteuern.

Klamme Kommunen: Behörden nutzen einfache Sparmaßnahmen nicht

München, 23. September 2024 – Deutsche Städte und Gemeinden haben finanzielle Probleme. Sie müssen mehr ausgeben und haben weniger Einnahmen. Ein junges Beispiel ist die bayerische Großstadt Ingolstadt, die kürzlich eine sofortige Haushaltssperre verhängte, um 100 Millionen Euro einzusparen. Doch während Oberbürgermeister Christian Scharpf drastische Sparmaßnahmen ankündigt, bleibt in den meisten Kommunen ein wirkungsvoller Hebel weitgehend ungenutzt: Die Nutzung effizienter Verwaltungssprache nach DIN ISO 24495-1.

Einsparpotenzial durch verständliche Briefe im Millionenbereich

Internationale Beispiele zeigen, dass vereinfachte Kommunikation erhebliche Einsparungen ermöglicht. Die US-Verwaltung für Veteranenleistungen reduzierte durch die Vereinfachung eines einzigen Standardbriefs Rückfragen um 30 % und sparte 40.000 US-Dollar jährlich.² Gidon Wagner von WORTLIGA betont: „Eine mittelgroße Kommune kann Hunderte solcher Standardbriefe haben, die millionenfach verschickt werden.“ Das Einsparpotenzial durch verständliche Briefe liegt im Millionenbereich.

Nachhaltige Kommunikation nach DIN ISO 24495-1 – „Das müssten Behörden nur umsetzen“

Die DIN ISO 24495-1 für Einfache Sprache gibt Behörden klare Orientierung für verständliche Kommunikation. „Leichte Sprache“ ist für Menschen mit Einschränkungen gedacht. „Einfache Sprache“ hingegen richtet sich an die gesamte Bevölkerung. Sie gilt unabhängig von Bildung oder Fachkenntnissen. Kommunen können durch die Beachtung dieser Norm Rückfragen reduzieren. Außerdem verkürzen sie die Bearbeitungszeiten. So lassen sich erhebliche Einsparungen erzielen. Wagner sagt: „Die DIN-Normen zeigen klar, wie wirtschaftlich vernünftige Kommunikation gelingt. Behörden müssten das nur umsetzen.“

Klare Sprache in Deutschland: Eine ungenutzte Chance

In Deutschland bleibt das Potenzial verständlicher Verwaltungssprache ungenutzt. Eine WORTLIGA-Studie zeigt, dass über 40% der Informationen auf städtischen Websites schwer verständlich sind.³ Das führt zu Missverständnissen und unnötigen Rückfragen. Dadurch werden die Kassen unnötig belastet. Klare Informationen könnten Bürgeranfragen reduzieren, Bearbeitungszeiten verkürzen und die Verwaltung effizienter machen.

Bürokratieabbau durch klare Kommunikation

Klare Kommunikation baut Bürokratie ab und steigert die Effizienz. Einfache Sprache erleichtert Bürgern das korrekte Ausfüllen von Formularen, verkürzt Bearbeitungszeiten und entlastet Behörden. In den USA stieg die Erfolgsquote beim Ausfüllen von Steuerformularen durch einfache Sprache von 10 % auf 55 %.⁴

„Plain“ – spezialisierte KI-Unterstützung für einfache Verwaltungssprache

WORTLIGA bietet mit „Plain“ ein KI-Tool, das Behörden hilft, komplizierte Texte in klare, einfache Sprache zu verwandeln. „Plain“ prüft die Verständlichkeit von Verwaltungstexten und übersetzt sie mit KI-Technologie in verständliche Sprache – ohne rechtlich relevante Details zu verlieren. Das fördert die Einhaltung von Normen wie DIN ISO 24495-1 für „Einfache Sprache“. Behörden reduzieren Rückfragen, Missverständnisse und verbessern die Kommunikation. Plain kostenlos testen: https://wortliga.de/plain/

Verpasste Chance für Kommunen

Trotz Sparbemühungen wie in Ingolstadt wird klare Verwaltungssprache kaum genutzt. Gidon Wagner betont: „Verständliche Sprache gemäß DIN ISO 24495-1 steigert die Effizienz und fördert die Bürgernähe. Kommunen könnten Kosten sparen und das Vertrauen der Bürger stärken.“

Empfehlung: Klare Kommunikation in den Fokus rücken

Angesichts finanzieller Herausforderungen sollten Städte die DIN ISO 24495-1 umsetzen. Das ist eine sofort umsetzbare, kosteneffiziente Lösung, die zur Stabilität der Finanzen beiträgt. Die Vorteile effizienter Kommunikation fasst das Buch „Der Klartext-Effekt“ von Gidon Wagner zusammen, das am 06. Dezember im Wissenschaftsverlag Springer Gabler erscheint. Mehr Informationen: https://link.springer.com/book/9783658462819?srsltid=AfmBOoqJC3CPYOUSU0OVuKsf07JTO4Bu9DTLmhnlg-Za-eCzIDtDWLRO

1 https://www.shrm.org/topics-tools/news/organizational-employee-development/cost-poor-communication

2 Daniel, R. (1995). Revising Letters to Veterans. Technical Communication, 42(1), 69-75. Society for Technical Communication.

3 https://wortliga.de/verstaendlichkeit-deutsche-staedte/

4 Clarity 30: Journal of the International Movement to Simplify Legal Language (1994)