Verständlich schreiben, produktiver arbeiten: Wie Sie mit besserem Schreibstil Ihre Karriere pushen

Wissen Sie, wie viel Ihrer Arbeitszeit Sie täglich mit dem Lesen oder Schreiben von Texten verbringen? Wir sind sicher: Es ist eine ganz schöne Menge, wenn nicht gar der größte Teil Ihrer Arbeit. So hat eine Befragung unter mehr als 500 Führungskräften in den USA ergeben, dass sie im Schnitt 25,5 Stunden pro Woche mit Lesen und Schreiben für ihre Arbeit verbringen. Kommt das auch bei Ihnen hin?

Und: Wie oft haben Sie beim Schreiben das Gefühl: „Das dauert mir alles viel zu lange.“ oder „Ist das mühsam!“ Oder, umgekehrt, beim Lesen: „Wann kommt der Text endlich auf den Punkt?“ oder: „Was will mir die Kollegin mit dieser E-Mail eigentlich sagen?“

Schreiben und Lesen machen zwar einen großen Teil unserer Arbeit aus. Aber wir denken wenig darüber nach, wie effizient und verständlich wir dies tun. Wie viel Zeit wir aufgrund ineffizienter Schreibgewohnheiten verplempern, aber auch wie viel mehr Zeit wir umgekehrt brauchen, um die Texte anderer zu lesen und zu verstehen, um Fragen zu klären und Fehler zu beheben, die durch unstrukturierte, missverständliche Texte entstehen. 

Wir denken nicht darüber nach, wie viele gute Ideen (auch unserer eigenen) nicht umgesetzt werden, weil sie nicht klar genug beschrieben sind. Oder wie viele Kunden wir oder das Unternehmen, für das wir arbeiten, nicht gewonnen haben, weil unsere Texte nicht überzeugend waren. 

Ebenso wenig reflektieren wir, was ineffizientes Schreiben und unklare Texte für unsere Karriere und den Erfolg unseres Unternehmens bedeuten – sei es das eigene oder das Unternehmen, für das wir arbeiten.

Schlechte Texte kosten: Geld

Haben Sie sich schon mal gefragt, wie hoch die Kosten sind, die durch komplizierte Texte und ineffiziente Schreibgewohnheiten entstehen? Und haben Sie sich gefragt, wie unverständliche und zu kompliziert geschriebene Texte Ihre Karriere, Ihr Einkommen und den Erfolg Ihres Unternehmens beeinflussen? 

Vermutlich nicht. Die wenigsten Menschen, aber auch die wenigsten Unternehmen tun das. 

Das folgende Rechenbeispiel zeigt einen Teil der betriebswirtschaftlichen Kosten auf: 

Stellen wir uns vor: In einem Unternehmen schreiben täglich 500 Mitarbeiter E-Mails (auf andere Texte gehen wir hier gar nicht ein). Wenn jeder täglich durch Reibungsverluste in der E-Mail-Kommunikation, also durch ineffizientes Schreiben, zu komplizierte Texte oder Nachfragen, nur fünf Minuten produktiver Arbeitszeit verliert – und das ist sehr niedrig gegriffen –, entstehen schon enorme Kosten: 5 Minuten mal 500 Mitarbeiter sind 2.500 Minuten am Tag. Das sind bei 200 Arbeitstagen pro Jahr 500.000 Minuten oder mehr als 8.300 Arbeitsstunden. Wenn wir einen Arbeitskostensatz von 30 Euro pro Stunde, inklusive Lohnnebenkosten, zugrunde legen, dann sind das etwa 250.000 Euro im Jahr. Gehen wir von 10 Minuten Arbeitszeit täglich aus und einem Arbeitskostensatz von 60 Euro (beides durchaus realistisch), dann betragen die Kosten 500.000 Euro im Jahr. 

Sie sagen, Sie arbeiten ja gar nicht in einem solch großen Unternehmen? Hier ein anderes Beispiel: Sie arbeiten freiberuflich und brauchen täglich 10 Minuten mehr Zeit, weil Sie ineffizient schreiben. Wenn wir wieder von 200 Arbeitstagen ausgehen, dann verschwenden Sie 2.000 Minuten, also 33 Arbeitsstunden im Jahr. Bei einem Stundensatz von 60 Euro sind dies 2.000 Euro im Jahr. – Dabei haben wir alle Faktoren relativ niedrig angesetzt und noch nicht die Opportunitätskosten berücksichtigt, also das, was Sie sonst in den 33 Stunden hätten erreichen können.

Wie diese Beispiele zeigen, können durch ineffiziente Schreibgewohnheiten schnell hohe Beträge zusammenkommen. Doch dies ist nur die zusätzliche Arbeitszeit, die negativ zu Buche schlägt. Mindestens genauso wichtig ist natürlich die Qualität der Kommunikation. Unklare Texte erzeugen häufig Missverständnisse und Fehler, die Kosten verursachen: zusätzliches Material, Energie, Entsorgungskosten für Fehlproduktionen. Sogar Vertragsstrafen oder Schadenersatzansprüche können aus schlechten Texten resultieren.

Vielleicht haben Sie aufgrund ungeschickter Formulierungen schon einmal Kunden verloren, was zu Umsatzeinbußen, aber auch zu höheren Marketingkosten führt. Hinzu kommen auch hier die Opportunitätskosten, also entgangene Erlöse, zum Beispiel für fehlende Weiterempfehlung. Verlorene Kunden führen im Gegenteil zu einer negativen Mundpropaganda und reduzieren damit die immateriellen Vermögenswerte „Image“ und „Reputation“. Dies führt wiederum zu Kosten, um Image und Reputation wieder zu heben. 

Fehlendes Schreibwissen und schwer verständliche, gar missverständliche Texte verursachen also enorme betriebs- und volkswirtschaftliche Kosten. Diese Kosten werden jedoch so gut wie nie erfasst. 

Schlechte Texte kosten: Ihre Karriere

Doch es sind nicht nur monetäre Kosten, die nicht erfasst werden: Ebenso wenig ist den Mitarbeitenden klar, welche Chancen und Beförderungen ihnen entgehen, weil sie sich mit ihren Texten nicht optimal präsentieren. 

Die wenigsten Menschen sind sich bewusst, wie sich ein unverständlicher oder schlechter Schreibstil auf die Einschätzung ihrer Kompetenz auswirkt. Wer sich nicht gut ausdrücken kann, wird unterschätzt. Kolleg:innen und Wettbewerber:innen, die ihre Gedanken besser und klarer zu Papier bringen, die Ideen und Angebote leserorientierter präsentieren, sind hier klar im Vorteil. 

Wer die eigenen Gedanken hingegen klar strukturieren kann, wer gut und anregend formuliert, die Leser nicht nur trocken informiert, sondern auch noch durch abwechslungsreiche Formulierungen unterhält, hebt sich von den Mitbewerbenden ab. 

Gut, jetzt wissen Sie, was die Folgen schlechter und missverständlicher Texte sind. Doch was können Sie tun, um besser zu schreiben? 

Wie jeden Fertigungs- oder Dienstleistungsprozess, der durch unproduktive Arbeitsweisen Kosten verursacht, können Sie auch Ihren Schreibprozess optimieren. Dazu schauen Sie sich die Abläufe genau an und analysieren, wo Reibungsverluste entstehen und wie sich diese vermeiden lassen. Ausgebildete Schreibdidaktiker:innen unterstützen Sie dabei und vermitteln Ihnen die dazu notwendigen Techniken und Strategien. Denn verständlich und effizient zu schreiben ist keine Frage des Talents. Es ist eine Frage des richtigen Handwerkszeugs. 

Was heißt: verständlich schreiben?

Verständlich zu schreiben heißt, verständlich für die Leser zu schreiben. Verständlichkeit ist daher keine Geschmackssache, sondern sie lässt sich klar definieren:

Nach dem Hamburger Verständlichkeitsmodell von Reinhard Tausch, Inghard Langer und Friedemann Schulz von Thun gibt es vier Kriterien, anhand derer ein Text als mehr oder weniger verständlich eingestuft werden kann. Verständliche Texte sind demnach:

• klar gegliedert. Das heißt, Sie als Schreibende:r berücksichtigen beim Gliedern das Vorwissen und die Erwartungen Ihrer Leserschaft. Die Leser können nachvollziehen, wie und warum auf einen Punkt der nächste folgt. 
• einfach zu verstehen. Das heißt, die verwendeten Wörter sind den Lesern geläufig und möglichst kurz. Auch der Satzbau ist einfach und klar. 
• so kurz und prägnant wie möglich – und dabei so ausführlich wie nötig. Denn weitschweifige Texte verwirren die Leser leicht, bei zu knappen Texten hingegen fehlen wichtige Informationen, um den Inhalt zu verstehen. 
• anregend und lebendig geschrieben. Das heißt, sie bieten Abwechslung und langweilen nicht. Sie sind möglichst bildhaft geschrieben und haben durch unterschiedliche Satzkonstruktionen und -längen einen Rhythmus, der den Text zum Fließen bringt. Auch Beispiele und Schaubilder, Tabellen und Listen machen Texte anregend, wenn sie klug und maßvoll gebraucht werden.

Verständlicher Schreibstil – worauf Sie achten sollten

Um diese vier Kriterien zu erfüllen, sollten Sie zum einen natürlich Ihren Schreibstil unter die Lupe nehmen. Meistens bauen wir die Sätze zu kompliziert und verschachtelt, benutzen zu lange sperrige Wörter und schreiben zu abstrakt. Das Wortliga-Tool setzt hier an und hilft, kürzere und klarere Sätze zu schreiben.

Genauso wichtig wie der Schreibstil ist es aber, sich VOR dem Schreiben über ein paar Dinge klar zu werden; nämlich über:

• Ihr Kommunikationsziel. Legen Sie fest, ob Sie Ihre Leserschaft einfach nur informieren oder überzeugen oder gar zum Handeln bewegen wollen. Je nachdem, wofür Sie sich entscheiden, hat dies Auswirkungen auf Ihre Art zu schreiben. 
• Ihre Leserschaft. Wer ist die Zielgruppe Ihres Textes? Was wissen Ihre Leser bereits? Was wissen sie noch nicht? So entscheiden Sie, was inhaltlich wichtig ist – und was nicht. Sie können weglassen, was Ihren Lesern bekannt oder was für sie irrelevant ist. So vermeiden Sie, Ihre Texte mit Informationen zu überfrachten oder umgekehrt, dass den Lesern wichtige Informationen fehlen.
• die Struktur Ihres Textes. Diese hängt eng mit den Erwartungen und dem Wissenstand Ihrer Leserschaft ab. Es gibt sinnvolle Techniken, die Ihnen helfen, Ihre Texte nachvollziehbar zu gliedern. Das können Visualisierungstechniken sein. Oder Sie überlegen sich, welche Fragen sich Ihre Leser:innen wohl zu Ihrem Thema stellen würden. Wählen Sie die wichtigsten Fragen aus und bringen Sie diese in eine nachvollziehbare Reihenfolge.

Schreiben ist ein Handwerk, das man lernen kann.

Gut und verständlich zu schreiben, ist weder Glückssache noch eine Frage des Talents. Jeder kann lernen, die eigenen Texte für die Leser:innen nachvollziehbar zu gliedern und klar zu formulieren. Schreiben ist ein Handwerk. Es kommt nur darauf an, dass Sie das richtige Handwerkszeug nutzen. 

Es gibt zahlreiche Methoden und Techniken, die Ihnen das Schreiben guter Texte erleichtern. Wichtig dabei ist, nicht nur das Produkt, also den Text, in den Fokus zu nehmen, sondern den Prozess seiner Entstehung. 

Denn effizient zu schreiben bedeutet, planvoll an das Schreiben heranzugehen, Schritt für Schritt, und sich der eigenen Strategien bewusst zu sein. Dann wird das Schreiben leichter fallen, Freude machen und zu besseren Texten führen. Kurz: Die richtige Herangehensweise kombiniert mit den passenden Techniken ist der Schlüssel zum Erfolg. 

Text: Nadja Buoyardane und Franziska Nauck

Business-Schreibkurse

Buchtipp: 

„Verständlich schreiben – Business-Texte strukturiert und leserorientiert formulieren“

Ein kompakter Werkzeugkoffer für die Schreibtischschublade. 

Der Ratgeber nutzt Erkenntnisse und Methoden aus Schreibforschung und Schreibdidaktik, um die Schreibenden auf dem Weg zu einem klaren und verständlichen Schreibstil zu begleiten. Der Ratgeber bietet nicht nur Regeln für eine moderne, klare Sprache, sondern zeigt vor allem, wie es gelingt, leichter und effizienter zu schreiben. 

Über Business-Schreibkurse

Franziska Nauck und Nadja Buoyardane sind ausgebildete Schreibdidaktikerinnen mit zusammen über 25 Jahren Erfahrung im Texten, Schreiben und Lektorieren.

Sie analysieren, wo und warum das Schreiben nicht rund läuft und entwickeln umfassende Konzepte, um die Schreibkompetenz im Unternehmen zu stärken. Dies erreichen sie mit Seminaren, Einzelcoaching und individuellem Textfeedback. Sie beraten und begleiten Unternehmen auf dem Weg zu einer neuen Schreibkultur. 

Zu ihren Kunden gehören namhafte Unternehmen, Organisationen, Verwaltungen und Universitäten, darunter: VR Payment, ING AG, SAP, Statistisches Bundesamt Destatis, Hessischer Verwaltungsschulverband, Akademie der Deutschen Medien, Deutsche Aidshilfe, Umweltbundesamt, Fraunhofer-Gesellschaft, Johann-Wolfgang-Goethe-Universität Frankfurt, Hochschule für Wirtschaft und Recht Berlin, Fern-Universität in Hagen.