Menschen wollen mit Menschen zu tun haben, nicht mit Robotern. Trotzdem wirken viele Geschäftstexte distanziert, steif, künstlich. Diese 6 Regeln bringen Leben in Deine Texte. Das ist wichtig, egal ob Du im Kundenservice arbeitest, im Marketing überzeugst oder interne Kommunikation gestaltest.

Lebendige Sprache entsteht durch geschicktes Handwerk. Sie fesselt uns, macht Inhalte spürbar und bleibt im Gedächtnis. Mit den folgenden 6 Regeln und den WORTLIGA-Tools gelingt Dir das leicht und in weniger Zeit.

1. Verben machen den Unterschied

Verben sind der Motor Deiner Sprache. Sie treiben Sätze an und verleihen ihnen Dynamik. Statt „Es wird etwas gemacht“ heißt es: „Wir gestalten. Wir entwickeln. Wir begeistern.“ Das klingt aktiv, klar und menschlich.

2. Weg mit dem Passiv

Passiv lähmt Texte. Es schiebt Verantwortung weg und nimmt Energie. Zum Beispiel: „Der Bericht wurde geschrieben.“ – Wer hat ihn geschrieben? Sag es direkt: „Das Team hat den Bericht geschrieben.“

👉 Tipp: Mit der WORTLIGA Textanalyse entgeht Dir kein Passiv mehr. 

3. Abwechslung in Satzlängen

Lebendigkeit entsteht durch Rhythmus. Kombiniere kurze, kraftvolle Sätze mit längeren, erzählerischen Passagen. Vermeide eintönige Strukturen. Dein Text soll klingen wie ein Gespräch – nicht wie ein Protokoll.

👉 Tipp: Mit der Funktion „Sprachmelodie“ der WORTLIGA Textanalyse stellst Du Abwechslung in Deinen Sätzen sicher.

4. Emotionen zeigen

Menschen sind emotionale Wesen. Sprache darf Gefühle transportieren. Statt nüchtern zu informieren, kannst Du inspirieren, provozieren, begeistern.

5. Sprich direkt an

Texte sind keine Monologe. Sie leben vom Dialog. Verwende direkte Anrede: „Du, Dein, Deine.“ Das macht Deine Botschaft persönlich und schafft Nähe.

👉 Tipp: Mit dem Stil „Persönlich“ des WORTLIGA Umschreibers formulierst Du jeden Text in die persönliche Ansprache um.

6. Geschichten erzählen

Menschen lieben Geschichten. Sie bleiben im Kopf und rufen Bilder hervor. Baue Storytelling in Deine Kommunikation ein, auch wenn es nur ein Satz ist: „Wir haben erlebt, wie unsere Kunden durch klare Sprache Vertrauen gewonnen haben.“

Lebendige Sprache macht Deine Texte menschlich. Sie weckt Vertrauen. Und sie lässt Dich aus der Masse herausstechen.

👉 Schreibe klar, lebendig und im gewünschten Stil, mit WORTLIGA-KI und der Textanalyse

Stelle Deine wichtigsten Botschaften in Hauptsätze. Deine Texte sind dadurch prägnanter, verständlicher, überzeugender und angenehmer zu lesen.

Du verhinderst damit Missverständnisse und vermittelst Informationen besser.

Beispiel 1: Versteckte Informationen

Nicht so gut: Obwohl der Umsatz dieses Jahr um 20 Prozent gestiegen ist, was eine herausragende Leistung darstellt, bleibt die Herausforderung, die Kosten zu senken.

Besser: Der Umsatz ist dieses Jahr um 20 Prozent gestiegen, eine herausragende Leistung. Dennoch bleibt die Herausforderung, die Kosten zu senken.

Beispiel 2: Überladene Nebensätze

Nicht so gut: Die Mitarbeiterin, die seit zehn Jahren in unserem Unternehmen tätig ist und zahlreiche Fortbildungen erfolgreich absolviert hat, wurde zur Teamleiterin befördert.

Besser: Wir haben die Mitarbeiterin nach zehn erfolgreichen Jahren in unserem Unternehmen zur Teamleiterin befördert. Sie hat zahlreiche Fortbildungen erfolgreich absolviert.

Beispiel 3: Verwirrende Satzkonstruktionen

Nicht so gut: Das neue Software-Update, das nächste Woche eingeführt wird und viele neue Features bietet, soll die Effizienz steigern.

Besser: Nächste Woche führen wir ein neues Software-Update ein, das viele neue Features bietet. Es soll die Effizienz steigern.

Probiere diesen Tipp doch gleich aus und beobachte in der WORTLIGA Textanalyse, wie sich damit die Lesbarkeit Deiner Texte verbessert: wortliga.de/textanalyse/

Wusstest Du, dass 84 Prozent der Kunden Dir eher vertrauen, wenn Du verständlich schreibst? Nicht nur Laien, sondern auch Experten bevorzugen klare, einfache Sprache.

Sogar KI-Detektoren erkennen KI-Texte schwerer, wenn Sätze klar und einfach aufgebaut sind. Das gilt für alle Textsorten – Artikel, E-Mails, Anleitungen, Newsletter oder Verkaufstexte.

Verständlichkeit ist ein Wettbewerbsvorteil.

Baue Deine Sätze deswegen so oft es geht nach dem Muster „Wer macht was?“ auf (auch genannt: Subjekt-Prädikat-Objekt-Struktur). Damit werden Deine Texte prägnant und klar. Deutsch, aber auch Englisch funktionieren grundlegend nach diesem Prinzip.

Die Texte vom Finanzamt, Juristen oder Autoren von Bedienungsanleitungen machen allerdings oft einen anderen Eindruck.

Hier sind drei Beispiele, die das Subjekt-Prädikat-Objekt-Muster (SPO) verwenden, um klare und prägnante Sätze zu bilden:

Subjekt: Der Manager

Prädikat: präsentiert

Objekt: die neue Marketingstrategie.

Satz: „Der Manager präsentiert die neue Marketingstrategie.“

Subjekt: Unsere Software

Prädikat: vereinfacht

Objekt: den Arbeitsprozess.

Satz: „Unsere Software vereinfacht den Arbeitsprozess.“

Subjekt: Die Kundendienstmitarbeiter

Prädikat: beantworten

Objekt: alle Anfragen schnell.

Satz: „Die Kundendienstmitarbeiter beantworten alle Anfragen schnell.“

Du schreibst stundenlang an einem wichtigen Text oder einer E-Mail. Dann bist Du endlich fertig und schickst es raus. Keine Reaktion. Am nächsten Tag bekommst Du zwei überflüssige Rückfragen, die Dein Text bereits beantwortet.

Warum?

Weil wir die Texte unabsichtlich für uns selbst schreiben, anstatt für die Leser und Empfänger.

Wir wissen genau, was wir sagen wollen. Wir sind zufrieden mit unserem Text. Aber:

Der Leser findet sich nicht im Text.

Wir bringen nicht das Problem des Lesers auf den Punkt,

…die Botschaft wird deshalb nicht klar,

…und dem Text fehlt Relevanz.

Merke: Ein guter Text beginnt nicht mit dem, was der Autor mitteilen will, sondern mit dem, was der Leser unbedingt wissen will.

Aber wie bringen wir diese Informationen zuverlässig und treffsicher auf den Punkt?

Willst Du sicherstellen, dass Deine Texte gelesen und verstanden werden? Dann hilft Dir diese einfache Technik:

Formuliere erst für Dich – und dann für den Leser.

Schreibe den Text ganz grob und mit den Gedanken, die Dir wichtig sind.
Und dann schreibe nur für den Leser – mit all dem, was für ihn wichtig ist.

Im ersten Schritt bringst Du Deine Gedanken, Dein Wissen und Deine Erfahrung aufs Papier. Alles darf rein und drauf, alles ist wichtig und relevant, denn es ist Dein Wissen, es sind Deine Gedanken.

Im zweiten Schritt filtern wir: Du stellst das Wichtigste in den Vordergrund – das, was für den Leser besonders wichtig und nützlich ist. Und alles andere fällt weg.

Stelle Dir beim zweiten Schritt folgende Fragen:

✅ Warum schreibe ich diesen Text?

Möchte ich informieren, etwas erklären oder zum Handeln motivieren?

→ Tipp: Wenn Du das nicht klar hast, verliert sich Dein Text in Nebensächlichkeiten. Definiere Dein Ziel, bevor Du schreibst.

✅ Was ist die zentrale Information meiner E-Mail, meines Artikels?

→ Tipp: Journalisten nennen das die Kernbotschaft eines Textes. Es ist die zentrale Information, die nicht untergehen darf.

✅ Erzeuge Fallhöhe: Was hat Dein Leser zu verlieren oder zu gewinnen?

→ Warum ist Deine Kernbotschaft so wichtig für Deinen Leser? Menschen entscheiden in Sekunden, ob sie weiterlesen. Sie tun es nur, wenn klar wird:

Was bringt mir das?

→ Mach die Konsequenzen deutlich: Warum hat das so große Bedeutung für den Leser? Was steht für ihn auf dem Spiel? Was verpasst er, wenn er nicht weiterliest? Welchen Vorteil hat er, wenn er dranbleibt?

Kernbotschaft und Fallhöhe bilden die Einleitung des Textes.

✅ Welche Details sind wirklich wichtig?

Was muss dein Gegenüber wissen, damit es diese Informationen versteht? Was ist selbstverständlich? Was nicht?

→ Methode: Erstelle eine Liste mit den wichtigsten Details, Fakten, Zahlen oder Tipps.

Diese Liste ist Dein roter Faden, Deine Gliederung für den Hauptteil des Textes. Verlasse die Gliederung beim Schreiben nicht!

→ Extra-Tipp nach dem Schreiben: Betrachte den ersten Absatz Deines Textes. Ist er verzichtbar? Oft beginnt erst der zweite Absatz mit dem, was für den Leser wichtig und interessant ist.

Du bist vertieft in Deine Arbeit. Mitten in einem Gedanken. Da klingelt das Telefon.

Ein kurzer Moment der Entscheidung: Abheben oder ignorieren?

Vielleicht ist es ein Kollege, vielleicht ein Kunde – oder doch nur jemand, der Dir etwas verkaufen will? 

So ging es mir heute Morgen. Ich meldete mich wie gewohnt:

„Gidon Wagner, die WORTLIGA, hallo?“

„Hallo, hier ist Herr Pfeifer. Wir hatten vor ein paar Monaten schon mal gesprochen.“

Mir war sofort klar: Der will nur etwas verkaufen.

Sein Tonfall? Übertrieben freundlich, unnatürlich gut gelaunt – als wäre ich in einem alten Werbespot aus dem Fernsehen gelandet.

Ich hatte meine Arbeit unterbrochen, in der Hoffnung, dass sich das Gespräch lohnt. Und „lohnen“ bedeutet für mich nicht nur potenzielle Kunden, die sich für unsere Software interessieren.

Ich freue mich auch über den Austausch mit Kollegen, mit Teilnehmer meiner Texter-Ausbildung, die eine Frage haben. Über Gespräche auf Augenhöhe.

Aber Herr Pfeifer sprach nicht über mein Thema.

Er sagte nicht:

👉 „Lieber Herr Wagner, Sie entwickeln ja die WORTLIGA Textanalyse – haben Sie schon mal überlegt, in den nächsten Jahren einen neuen Entwickler einzustellen?“

👉 Oder: „Ich hab gerade mit Ihrer Software ein bisschen geschrieben, sehr hilfreich. Hatten Sie in den letzten Monaten den Moment, in dem Sie mehr Hände beim Entwickeln gebraucht hätten?“

Das wäre interessant gewesen.

Stattdessen sagte er nur: „Ich würde gerne mit Ihnen über das Thema Mitarbeiter sprechen.“

Mein Reflex?

„Kein Interesse.“

Und als er einfach weiterredete, legte ich auf.

Genauso geht es Deinen Lesern, wenn Du nicht sofort auf ihr Thema eingehst.

Sie lesen die ersten Zeilen, in der Hoffnung, dass es sich lohnt. Aber wenn sie sich darin nicht wiederfinden, springen sie ab. 

Das ist der Unterschied zwischen einem Text, der gelesen wird, und einem, den keiner zu Ende liest:

✅ Beginne mit dem, was den Leser gerade beschäftigt – nicht mit Deinem Anliegen.
✅ Streiche die ersten ein bis zwei Absätze, wenn sie nicht direkt zur Sache kommen.
✅ Stelle sofort klar: Was hat der Leser davon, das hier zu lesen?

Tipp: Mehr Hilfen, Anleitungen und Feedback für Texte, die niemand wegklickt, bekommst Du in meiner Texter-Ausbildung.