Bürgernahe Sprache in der Verwaltung

Bürgernahe Sprache in der Verwaltung bedeutet, dass Behörden ihre Kommunikation so gestalten, dass sie für alle Bürger leicht verständlich ist. Dies fördert Transparenz, Vertrauen und eine effizientere Zusammenarbeit zwischen Bürgern und Verwaltung.

Warum ist bürgernahe Sprache wichtig?

Bürgernahe Sprache zielt darauf ab, Barrieren zwischen Behörden und Bürgern abzubauen. Eine klare und verständliche Kommunikation trägt dazu bei, dass Bürger Informationen besser verstehen, wodurch Missverständnisse und unnötige Rückfragen vermieden werden. 

Bürgernahe Sprache stärkt das Vertrauen der Bürger in die Verwaltung und verbessert die Kommunikation. Wenn Bürger die Informationen leicht verstehen, sind sie besser informiert und eher bereit, mit der Verwaltung zusammenzuarbeiten. Dies führt zu effizienteren Prozessen und höherer Zufriedenheit auf beiden Seiten.

Merkmale bürgernaher Sprache

Klarheit und Einfachheit: Die Sprache ist frei von Fachjargon und komplizierten Satzstrukturen. Einfacher Satzbau und klare Wörter entscheiden.
Transparenz: Informationen werden offen und ehrlich vermittelt, damit Bürger Vertrauen in die Verwaltung entwickeln.
Zugänglichkeit: Informationen sind für alle Bürger leicht zugänglich, unabhängig von deren sprachlichen oder kognitiven Fähigkeiten. Dies schließt barrierefreie Formate ein.
Respekt: Bürger werden mit Respekt behandelt. Dies zeigt sich in der freundlichen und respektvollen Ansprache.

Einfache Sprache und ihre Bedeutung für die bürgernahe Sprache

Einfache Sprache ist eine verständliche und klare Form der Kommunikation, die darauf abzielt, Informationen für alle Bürger leicht zugänglich zu machen. Sie verwendet kurze Sätze, gängige Wörter und eine klare Struktur, um Missverständnisse zu vermeiden und die Verständlichkeit zu erhöhen. Einfache Sprache ist besonders wichtig für bürgernahe Kommunikation, da sie hilft, komplexe Verwaltungsthemen für ein breites Publikum verständlich zu machen.

Tipps für bürgernahe Sprache

Gute Kommunikation ist wesentlich für effektive Verwaltung und positiven Bürgerdialog. Bürgernahe Sprache fördert Verständlichkeit und Akzeptanz. Diese Werkzeuge können Behörden nutzen:

• Einfache Sprache verwenden: Vermeide lange Sätze und komplizierte Wörter. Nutze stattdessen kurze, prägnante Formulierungen. Die DIN-Normen für Einfache Sprache geben Dir weitere Ansatzpunkte.
• Strukturierte Informationen: Nutze Absätze, Überschriften und Aufzählungen, um die Informationen zu gliedern.
• Aktives Zuhören: Gehe auf die Anliegen der Bürger ein und hole regelmäßig Feedback ein, um die Kommunikation zu verbessern.
• Visuelle Hilfsmittel: Infografiken, Piktogramme und andere visuelle Elemente helfen, komplexe Informationen verständlich zu machen.
• Mehrsprachigkeit: Biete Informationen in verschiedenen Sprachen an, um alle Bürger zu erreichen.
• Freundlicher Ton: Eine freundliche und respektvolle Ansprache fördert das Vertrauen und die Bereitschaft zur Zusammenarbeit.

Wichtige Schritte für Behörden:

So können Behörden vorgehen, um ihre Sprache bürgerfreundlicher zu gestalten:

• Dokumente prüfen: Regelmäßige Überprüfung und Anpassung von Formularen und Schreiben, um sie verständlicher zu machen.
• Mitarbeiter schulen: Schulungen für Mitarbeiter, um deren Kommunikationsfähigkeiten zu verbessern und das Bewusstsein für bürgernahe Sprache zu schärfen.
• Digitale Tools nutzen: Online-Formulare und -Plattformen sollten benutzerfreundlich gestaltet und barrierefrei zugänglich sein.

Wie hilft die WORTLIGA Textanalyse bei bürgernaher Sprache?

Textanalyse-Tools wie die WORTLIGA Textanalyse sind nützliche Werkzeuge, um bürgernahe Sprache in der Verwaltung zu fördern. Hier sind einige Möglichkeiten, wie ein solches Textanalyse-Tool dabei hilft:

Verständlichkeit prüfen

Die WORTLIGA Textanalyse bewertet die Verständlichkeit von Texten anhand verschiedener Kriterien wie Satzlänge, Wortwahl und Textstruktur. Sie identifiziert komplexe Formulierungen und schlägt einfachere Alternativen vor:

Vorher:

Nachher:

Fachjargon vermeiden

Das Tool erkennt Fachjargon und komplizierte Begriffe, die für Bürger schwer verständlich sein könnten. Es bietet Vorschläge für allgemein verständlichere Ausdrücke.

Textstruktur verbessern

Die Analyse hilft dabei, Texte klarer zu strukturieren, indem sie auf die Nutzung von Absätzen, Überschriften und Aufzählungen hinweist. Eine gut strukturierte Darstellung erleichtert das Lesen und Verstehen.

Lange Sätze finden und kürzen

Lange und verschachtelte Sätze können schwer verständlich sein. Die WORTLIGA Textanalyse markiert solche Sätze und empfiehlt kürzere, prägnantere Alternativen.

Klarheit und Einfachheit verbessern

Das Tool gibt Hinweise zur Verwendung einfacher und klarer Sprache. Es unterstützt dabei, komplizierte Satzstrukturen zu vereinfachen und prägnante Formulierungen zu nutzen.

Feedback und kontinuierliche Verbesserung

Die WORTLIGA Textanalyse bietet sofortiges Feedback, das Mitarbeiter nutzen können, um ihre Kommunikationsfähigkeiten zu verbessern. Durch regelmäßige Anwendung können Texte fortlaufend optimiert werden.

Barrierefreiheit

Das Tool hilft, Texte zugänglicher zu gestalten, indem es auf einfache Sprache und klare Strukturen achtet, was insbesondere für Menschen mit unterschiedlichen sprachlichen oder kognitiven Fähigkeiten wichtig ist. Zusätzlich prüft die WORTLIGA Textanalyse das Sprachniveau nach dem Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen (GER) und die Lesbarkeit, wodurch sie eine klare Aussage darüber trifft, ob ein Text barrierefrei ist.

Weitere Beispiele bürgernaher Kommunikation

Bürgernahe Kommunikation fördert den Dialog zwischen Verwaltung und Bürgern und stärkt Transparenz und Vertrauen in öffentliche Institutionen. Durch öffentliche Veranstaltungen, barrierefreie Webseiten, Flyer, Informationsstände, Bürgertelefone, soziale Medien und Newsletter wird eine umfassende und zeitgemäße Kommunikation gewährleistet. Diese Ansätze unterstützen eine informierte und engagierte Bürgerschaft.

• Öffentliche Veranstaltungen: Direkte Interaktionen mit Bürgern, bei denen sie Fragen stellen und direkte Antworten erhalten können. Diese Veranstaltungen bieten eine Plattform für offenen Dialog und den Austausch von Informationen. Beispiele sind Bürgerversammlungen, Sprechstunden und Informationsveranstaltungen zu spezifischen Themen wie Stadtentwicklung oder Umweltprojekte.
• Barrierefreie Webseiten: Informationen sind online zugänglich und übersichtlich aufbereitet, oft mit Suchfunktionen und barrierefreien Zugängen. Websites sollten in leichter Sprache verfasst sein und alternative Textbeschreibungen für Bilder bieten. Tools zur Unterstützung von Menschen mit Behinderungen, wie Screenreader-Kompatibilität, tragen zur Barrierefreiheit bei.
• Flyer und Broschüren: Kurze, prägnante Informationen, oft mit visuellen Hilfsmitteln, um die Verständlichkeit zu erhöhen. Flyer und Broschüren sollten klar strukturiert und visuell ansprechend gestaltet sein. Sie können Informationen zu verschiedenen Dienstleistungen, Verfahren oder Veranstaltungen der Verwaltung enthalten.
• Informationsstände: Mobile oder stationäre Stände in öffentlichen Bereichen, an denen Bürger Informationen erhalten und Fragen stellen können. Diese Stände können bei öffentlichen Veranstaltungen oder in stark frequentierten Bereichen wie Einkaufszentren oder Bahnhöfen aufgestellt werden.
• Bürgertelefone und Hotlines: Spezielle Telefonnummern, unter denen Bürger direkt mit Verwaltungsmitarbeitern sprechen können. Diese Hotlines bieten Unterstützung bei Fragen und Anliegen und ermöglichen eine schnelle und direkte Kommunikation.
• Soziale Medien: Nutzung von Plattformen wie Facebook, Twitter oder Instagram, um Bürger zu informieren und mit ihnen zu interagieren. Soziale Medien ermöglichen es, aktuelle Informationen schnell und breit zu streuen und auf Bürgerfragen und -kommentare zu reagieren.
• Newsletter: Regelmäßige E-Mails oder gedruckte Briefe, die Bürger über Neuigkeiten, Projekte und wichtige Termine informieren. Newsletter sollten in leicht verständlicher Sprache verfasst sein und relevante Informationen klar hervorheben.

Bürgernahe Sprache in der Verwaltung trägt dazu bei, dass Bürger besser informiert und zufriedener sind. Dies stärkt letztlich das Vertrauen in die Institutionen und erleichtert den Dialog zwischen Bürgern und Behörden. Eine klare und respektvolle Vermittlung von Informationen fördert eine positive Beziehung und verbessert die Effizienz der Verwaltung. Die wissenschaftlich untersuchten Auswirkungen bürgernaher Sprache liest Du auch im WORTLIGA-Whitepaper Der Klartext-Effekt.

Linktipp: Für mehr Informationen und weitere praktische Beispiele zur Umsetzung einer bürgernahen Verwaltungssprache ist die folgende Broschüre des Bundesverwaltungsamtes eine wertvolle Quelle: https://www.bva.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/Oeffentlichkeitsarbeit/Buergernahe_Verwaltungssprache_BBB.pdf?__blob=publicationFile&v=6