Susanne Schwarz arbeitet als Content-Managerin bei orgavision. Das Unternehmen entwickelt seit 2009 nutzerfreundliche Software für Qualitäts- und Wissensmanagement. Viele Kunden und deren Mitarbeiter kämpfen täglich mit schwer verständlichen QM-Dokumentationen.
Ausgangslage: Unübersichtliche und schwer verständliche QM-Dokumentationen
Lange, verschachtelte Sätze und bürokratische Ausdrücke erschweren das schnelle Erfassen der Inhalte. Dadurch fällt es den Mitarbeitenden schwer, die Vorgaben korrekt umzusetzen und Wissen effizient zu erwerben.
Herausforderung: Fachliche und rechtliche Richtigkeit bewahren
Susanne Schwarz: „Verbesserungen an den Dokumentationen sind Handarbeit. Man muss genau darauf achten, fachliche oder rechtliche Details nicht zu verfälschen. Ein Umschreibe-Tool wie der WORTLIGA Umschreiber kann dabei unterstützen. Lässt man jedoch ganze Texte von der KI umformulieren, muss man sie anschließend inhaltlich prüfen.
Möchte man Dokumentationen hingegen selbst umschreiben, bietet WORTLIGA mit der Textanalyse einen einzigartigen Service: Zum Beispiel werden alle Modalverb-Konstruktionen und weitere sprachliche Stolperfallen angezeigt – der Autor entscheidet dann selbst, was er ändert.“
Mit der WORTLIGA Textanalyse verbessert Susanne Schwarz auch förmliche, schwer verständliche Ausdrücke. So steigert sie das Textverständnis, ohne Inhalte zu verfälschen. Die Texte werden im Unternehmen besser verstanden und effektiver umgesetzt.
Weniger Fehler, mehr Vertrauen dank klarer Kommunikation
„Wer einmal begonnen hat, sich in seine Leser hineinzuversetzen und verständlich für sie zu schreiben, merkt schnell, wie sich Klarheit auf die gesamte Kommunikation auswirkt“, sagt Schwarz.
Verständliche Sprache schafft nicht nur Sicherheit, sondern auch Vertrauen. QM-Dokumentationen werden klarer, strukturierter und deutlich lesbarer. Statt langer Textwüsten und Schachtelsätze entstehen übersichtliche, „leicht verdauliche“ Abschnitte mit Zwischenüberschriften.
So verstehen Mitarbeiter die QM-Dokumentationen besser, akzeptieren sie leichter und haben weniger Rückfragen. Susanne Schwarz empfiehlt ihren Kunden genau diesen Ansatz, um diese positiven Effekte zu erzielen.
„Es ist nicht nur möglich, QM-Dokumentationen verständlicher zu machen – es ist dringend nötig. Und es ist gar nicht so schwer!“
Wer klare Texte schreibt, reduziert Missverständnisse und schafft echte Effizienz. Bei orgavision weiß man: Verständlichkeit ist keine Option – sie entscheidet über den Erfolg.
„Ein klarer und gut strukturierter Text kann genauso normgerecht sein wie ein komplizierter – mit dem Unterschied, dass ihn jeder versteht und gerne liest“, sagt Susanne Schwarz.
Susanne Schwarz blickt auf über 25 Jahre Berufserfahrung als Texterin zurück, in Agenturen und Unternehmen. Bei orgavision verliebte sie sich rasch ins Thema QM – und schloss sich der Mission an, seine verborgene Schönheit ans Licht zu holen. Ihr Wissen über Texte, Marketing und Kreativmethoden teilt sie gern mit Ihnen.